Tammikuussa 2019 astuu voimaan laki huoneistotietojärjestelmästä. Tämän uuden lain myötä paperiset osakekirjat jäävät historiaan. Käytännössä muutos tapahtuu vaiheittain niin, että vuoden 2019 alusta lähtien uudet taloyhtiöt perustetaan digitaalisesti.
Miten osakehuoneistorekisteri vaikuttaa taloyhtiön ja osakkaan elämään?
Käytännössä osakehuoneistorekisteri helpottaa sekä taloyhtiön että osakkaan arkea. Kun taloyhtiön tiedot ja osakasluettelo on siirretty osakehuoneistorekisteriin, ei taloyhtiöllä ole enää velvollisuutta ylläpitää osakasluetteloa. Osakehuoneistorekisteri koskee asunto-osakeyhtiöitä ja keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä.
Osakkaan näkökulmasta tilanne helpottuu siten, että paperinen osakekirja poistuu käytöstä ja osakkaalla ei ole enää velvollisuutta osakekirjan säilyttämiseen. Nykyisin paperista osakekirjaa on säilytetty useimmiten pankissa lainan vakuutena, mutta jatkossa kaikki osakekirjoihin ja niiden mahdolliseen panttaamiseen liittyvät toimenpiteet hoidetaan sähköisesti.
“Uusi osakehuoneistorekisteri parantaa asuinhuoneistoja koskevien omistaja- ja panttaustietojen saatavuutta ja luotettavuutta. Ajantasatietojen paraneminen on asuntokaupan jouhevuuden kannalta erinomainen asia. Uuden järjestelmän ansiosta osakekirjojen tilaamiseen ja toimittamiseen tai etsimiseen kulunut aika säästyy asiakkaan palvelemiseen”,toteaa RE/MAX Suomen toimitusjohtaja Pasi Aalto.
Muutos sähköiseen osakehuoneistorekisteriin tapahtuu vaiheittain
Koska paperisia osakekirjoja ja panttikirjoja on liikkellä suuri määrä, tapahtuu niiden “sähköistäminen” vaiheittain:
- 1.1.2019 laki astuu voimaan: uusien yhtiöiden osakkeet ja osakasluettelot suoraan osakehuoneistorekisteriin
- 1.5.2019 Vanhat taloyhtiöt voivat siirtää osakasluettelonsa osakehuoneistorekisteriin (vanha taloyhtiö =i ennen 1.1.2019 perustettu taloyhtiö)
- Vuoden 2022 loppuun mennessä: kaikkien taloyhtiöiden on liittyttävä osakehuoneistorekisteriin.
Vanhojen taloyhtiöiden osakkaat voivat hakea osakekirjan siirtämistä sähköiseen rekisteriin vasta kun taloyhtiö siirtynyt osakehuoneistorekisteriin.
Vanhojen taloyhtiöiden kohdalla prosessi etenee siis seuraavasti:
- Taloyhtiö voi hakea osakeluettelon siirtoa, siirto järjestelmään tapahtuu 1.5.2019 alkaen.
- Osakas voi tarkistaa omat omistuksensa, panttauksensa ja rajoituksensa Maanmittauslaitoksen verkkopalvelusta.
- Jatkossa jos myyt tai ostat asunnon, hoidetaan osakekirjan omistuksen siirrot sähköisesti.
Sähköisen omistajamerkinnän kirjaamiselle on säädetty 10 vuoden määräaika. Määräaika lasketaan siitä, kun asunto-osakeyhtiö on siirtänyt osakeluettelon ylläpidon huoneistotietojärjestelmään.Tämä tarkoittaa sitä, että viimeisetkin paperiset osakekirjat pitäisi siis olla mitätöityinä 31.12.2032 mennessä.
Sähköinen asiointi helpottaa asuntokauppaa ja vähentää virheitä
Sähköistä osakehuoneistorekisteriä on myös kiinteistönvälitysalalla toivottu pitkään. Se tekee asuntokaupasta entistä turvallisempaa ja nopeampaa.
“Paperisten osakekirjojen kanssa tarvitaan aina omat kommervenkkinsä. On esim. tullut vastaan tilanteita, joissa asunnon myyjän ja ostajan pankkien välisissä dokumenttilähetyksissä on tapahtunut inhimillisiä virheitä. Siinä on sitten istuttu kaupantekotilaisuudessa hämmentyneinä odottamassa, että osakekirja löytää tiensä perille. Sähköinen järjestelmä helpottaa kaikkien asuntokaupan osapuolten elämää”, kertoo Aalto.
Sähköinen osakehuoneistorekisteri, sen aiheuttamat muutokset ja tarvittavat toimenpiteet tulevat varmasti olemaan keskeinen puheenaihe myös taloyhtiöiden tulevissa yhtiökokouksissa.
